Anton Weber Wirtschaftsprüfer und Steuerberater antweber@deloitte.at

Kosteneinsparungen und Risikovermeidung sind in der Krise gefragt

Der Begriff des Outsourcing existiert bereits seit den späten 80er Jahren (outside resource using). Das Thema wird derzeit besonders im Bereich der Personalverrechnung intensiver diskutiert. Gerade in schwierigen Zeiten stellt sich die Frage, wie die Vorteile, die das Outsourcing im Personalbereich ermöglicht, genutzt werden. Die dabei auftretenden Risiken sind vermeidbar.

1. Worin liegen die Chancen eines erfolgreichen Outsourcings der Personalverrechnung?

1.1. Kosteneinsparungen
Der beim Dienstleister entstehende Serieneffekt, die Verteilung der Investitionskosten und entstehende Synergieeffekte bei der Verwaltung und bei den Software-, Lizenz- und Wartungskosten führen in der Praxis zu feststellbaren wesentlichen Kostenersparnissen. Durch das Outsourcing wird von externer Seite ein prozess- und termingebundener Ablauf der möglichst elektronisch zu übermittelnden Daten in standardisierter Form vorgegeben, der zu erheblichen Effizienzsteigerungen auch bei den nicht ausgelagerten internen Prozessen führt.

1.2. Konzentration auf Kernkompetenzen
Die Personalverrechnung, deren Management die Softwareauswahl und Wartung, die diesbezüglichen Implementierungen und die laufende Optimierung der Prozesse im Bereich der Personalverrechnung und insbesondere auch die Koordination der in der Personalverwaltung angrenzenden Bereiche binden nachweislich wesentliche Managementkapazitäten, die ein Dienstleister risikolos übernehmen kann. Damit entstehen Freiräume für die wesentlichen Fragen der Unternehmensstrategie.

1.3. Qualitätsverbesserung der Facharbeit-Leistungsoptimierung
Dienstleister, die Personalverrechnungen im Outsourcing anbieten, verfügen über ein berufsbedingtes Aus- und Weiterbildungssystem über vielseitige und langjährige Expertise sowie über eine fachliche Aufsicht durch berufsbefugte Experten in den relevanten Rechtsgebieten (Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, etc.). Ein laufender fachlicher Support und die permanenten Qualitätskontrollen samt Risikomanagement sichern die ständige Qualität auf höchstem Niveau.

1.4. Ausfallsicherheit/Datensicherung/Vertraulichkeit
Die Ausfallsicherheit und die Notwendigkeit der Vertretung im Urlaubs-, Karenz- und Krankheitsfalle bietet der Service-Provider mit entsprechend breiter Kapazität innerhalb einer vertraglichen Verpflichtung in zuverlässiger Form. Dies gilt gerade für jene Arbeitgebergrößen, wo eine Lohnverrechnerin diese Sicherheit nicht bieten kann, aber eine zweite Kraft aus Kostengründen nicht infrage kommt (zB bis zu ca. 1.000 Dienstnehmer). Der Dienstleister hat im Übrigen Lösungen, um auch die innerbetriebliche Vertraulichkeit der Personaldaten und deren Sicherheit zu gewährleisten.

2. Risiken beim Outsourcing
• Ein Unternehmen muss sicher sein, dass auch zukünftige, noch nicht bekannte Änderungen durch den Dienstleister abgebildet werden können
• Das Outsourcing der Personalverrechnung führte in der Vergangenheit zumeist zu einem Verlust an der Verfügbarkeit von Daten im Unternehmen. Die moderne Software mit Web-Technologie ermöglicht deren Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen.
• Die direkte Kommunikation zwischen Personalverrechner und Mitarbeiter geht verloren. Erfahrungsgemäß können die darin liegenden Ineffizienzen durch entsprechende organisatorische Maßnahmen ausgeglichen werden.
• Der Veränderungsprozess verursacht auch Unsicherheiten, Ängste und Betroffenheit, die ein optimales Veränderungsmanagement erfordern.

3. Möglichkeiten mit Web-Technologie
Mit der WEB-Funktion ist es möglich, die verschiedensten Prozesse der gesamten HR-Abteilung anlässlich einer Auslagerung der Personalverrechnung zu optimieren und zu modernisieren:

• Bewerberverwaltung (Online-Bewerbungen, Stellenplanverwaltung)
• Elektronischer Personalakt (alle Daten und Dokumente per Web verfügbar)
• Arbeitsmaterialverwaltung (Schlüssel, Laptop, Kfz, Handy, etc.)
• Zeitwirtschaft (PC-Zeiterfassung, „Zeitkonto“ per Web)
• Reisekostenverwaltung (dezentral, Web-Workflows für Stellung und Genehmigung der Reiseanträge und Erfassung)
• Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsanträge und Genehmigungen im Workflow)
• Personalkostensimulation (Budget).
• Web-Nettolohnzettel (Self-Service).
• HR-Kennzahlen auf Knopfdruck (stichtags- oder zeitraumbezogene)

Zusammenfassung
Outsourcing im Personalbereich, insbesondere im Bereich der Personalverrechnung, wird durch die Web-Technologie zunehmend auch für größere Arbeitgeber überlegenswert. Die Web-Technologie ermöglicht die Ausnutzung von wesentlichen Vorteilen bezüglich Kosten, Qualität, Prozessmanagement und Datensicherung und minimiert die Nachteile einer Auslagerung aufgrund der Anbindung aller übrigen HR-Prozesse an die Web-Schnittstellen. Die kostengünstige Nutzung der professionellen Web-Software durch einen erfahrenen Dienstleister kann zu nicht unerheblichen positiven Synergieeffekten führen.

Anton Weber
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater